您现在的位置 : 首页 > 档案服务 > 档案研究
加强城市重点建设工程竣工档案收集归档工作
字体大小: 发布日期: 2016-10-21
[打印页面]    [关闭页面]

四川省内江市紧紧围绕优化城镇化布局和形态,加大基础设施、公建配套设施建设,积极推进安居工程,加快道路管网建设,大量重点建设工程随之而起。城市重点建设工程竣工档案是建设工程中的重要组成部分,竣工档案与建设工程质量更是相辅相成,如何加强城市重点建设工程竣工档案的收集与管理,更好地提高建设工程的管理水平,是城建档案工作面临的新挑战。

实际工作中,城市重点建设工程竣工档案的收集和管理是我们的一个难题,其中出现的问题也不少。通过对部分重点建设项目建设全过程的跟踪调研,我们发现了问题所在,并结合实际情况,提出了具体有效的管理措施,以保证城市重点建设工程竣工档案真正在城市规划、建设、管理工作中体现重要的历史和社会价值。

一、城市重点建设工程竣工档案接收归档中存在的问题

(一)对城市重点建设工程竣工档案认识不足。在工程建设过程中,五方责任主体普遍存在“重建轻档”思想,对城建档案法律、法规缺乏较高认识,意识不到工程档案与工程质量的重要关系,因而未健全相应的工程档案管理体制。

(二)城市重点建设工程竣工档案管理滞后。城市重点建设工程大部分是带有政府目标考核性质或关系重大民生的建设工程,工程建设周期紧,建设单位在建设任务重的情况下,基本上是先进入建设程序,相应的工程档案管理体制并未同时建立,没有设置专门部门或专人负责建设过程中工程档案的收集,工程建设与档案记录严重不同步,也未与城建档案管理部门及时对接,城建档案管理部门也不能及时跟进工程档案的监督指导。

(三)城市重点建设工程竣工档案质量问题。客观地讲,重点建设工程规模较大,分部分项多,产生档案的部门多,且内容复杂。由于建设单位不重视档案的归档整理,没有安排专人来负责协调配合,容易造成档案零散,签证手续不全,档案记录不同步等问题,更谈不上集中整理归档;同时,在建设过程中由于缺乏城建档案部门的专业指导和监督,势必造成竣工后整个工程档案不完整、系统,技术档案和施工管理资料不能真实、准确地反映项目建设管理过程。

(四)不能及时移交城建档案管理部门。一方面,由于项目建设单位未将项目档案工作纳入项目建设管理程序,在建设过程中城建档案管理部门无法进行跟踪管理,及时进行监督指导,竣工综合验收前,建设单位也未按照《城市建设档案管理规定》提请城建档案管理部门对项目档案进行专项预验收,直到后期移交时,才暴露出归档质量问题,如工程档案缺项多,原件遗失,签章不完善等,不符合档案移交报送要求,建设单位不得不又花费大量时间重新补齐完善各项手续,人为延迟了工程档案的移交周期;另一方面,重点工程项目不少是政府投资性项目,工程竣工后必须进行决算审计,出审计报告需要一段时间,如果待完善审计报告后再移交工程档案,时间周期又被拖延。

二、强化城市重点建设工程竣工档案收集归档措施

为加强城市重点建设工程竣工档案收集归档工作,有效促进工程竣工档案及时完整地移交城建档案管理部门,应从以下几个环节强化管理措施。

(一)将档案工作纳入项目建设管理程序。按照《四川省城乡建设档案管理规定》第九条规定,并借鉴省内各地城建档案馆对重点建设项目竣工档案归档管理的经验,项目建设单位应在办理施工许可时,到城建档案部门备案,签订《建设工程竣工档案移交责任书》,明确档案移交范围、要求、时间及责任,并负责收集汇总整理和移交项目建设工程档案。此项措施,有利于城建档案管理部门提早介入,全面了解项目建设内容,提出有针对性的指导意见。

(二)建立健全档案管理体制。督促建设单位建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制,保证工程档案与工程建设实行同步管理。建设单位应安排专人负责,将各部门产生的档案资料及时归档;落实建设工程的资料员,资料员应是专业人员,定人定岗,且持证上岗。建设单位的档案管理部门要及时与城建档案部门对接,便于城建档案部门在工程建设过程中对工程档案质量的监督指导。

(三)城建档案部门应加强跟踪和监督指导。城建档案部门要主动介入建设工程档案管理的跟踪和监督指导,通过宣传城建档案管理的法律法规和典型事例,强化建设工程各部门对工程档案的重视,督促建设单位落实项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制,监督工程建设与工程档案记录的同步到位,对工程档案的收集和质量问题提出有针对性的指导意见,确保档案收集齐全、完整、准确、系统,归档质量符合规范要求。

(四)规范重点建设工程档案归档内容和质量。为提高城市重点建设工程竣工档案进馆质量,我们不仅按照《建设工程竣工文件归档内容及质量要求》的规范指导工程档案的收集,而且重点针对政府投资建设工程,专门制定了《政府投资建设工程项目竣工文件归档内容及质量要求》《政府投资建设市政道路工程竣工文件归档内容及质量要求》,用以指导建设单位提高档案收集归档效率,确保后期移交进馆档案质量。

为配合工程质量和安全监督站《工程质量治理两年行动方案》,落实工程建设五方主体项目负责人质量终身责任制管理,对城市重点建设工程特别要求建设单位将建立的五方主体项目负责人质量终身责任信息档案原件移交城建档案管理部门统一保存,作为建设工程质量控制和考证的重要依据。

(五)加强城市建设工程竣工档案的验收管理。按照《城市建设档案管理规定》《内江市城市建设档案管理实施细则》,要求建设单位在组织工程竣工综合验收前,必须向城建档案馆申请进行工程竣工档案专项预验收,通过预验收提前反映竣工档案的质量问题,提早整改完善。预验收合格后,由城建档案管理部门出具《工程档案预验收意见书》。建设单位在取得《工程档案预验收意见书》后,方可组织工程竣工验收。

(六)严格执行档案移交管理制度。将项目档案移交纳入建设工程备案制管理环节,要求建设单位按规定在工程竣工验收后六个月内向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案。档案经审查合格后,由城建档案管理部门出具工程档案验收认可文件。建设行政主管部门在工程办理竣工验收备案时,须查验工程档案验收认可文件,否则不予以办理备案手续。对政府投资建设项目,如果只是缺决算审计报告,在建设工程其他档案均符合进馆质量要求的前提下,可让建设单位先到城建档案管理部门办理移交手续,缺的审计报告由建设单位承诺在规定时间内补齐,以免时间上的拖延造成建设工程档案的散失。通过有效的行政强制措施,确保工程档案及时完整移交城建档案管理部门。

随着社会经济的高速发展,城市重点建设工程竣工档案管理工作的重要性愈加显现。面对新形势下对城建档案工作的新要求,本着对社会负责,对历史负责的态度,城建档案管理部门应勇于创新,服务大局,从工程档案资料的收集到移交,主动加强监管,切实建立一整套规范化管理制度,确保城市重大建设工程竣工档案质量,确保建设工程质量,为推进新型城镇化建设服务。

原载于中国档案资讯网2016年9月2日

东莞市档案局