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新环境下电子文件管理新要求及新政策
字体大小: 发布日期: 2017-06-30
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新经济环境对电子档案管理的新要求

   近年来,随着经济发展和信息技术的广泛应用,电子商务的发展如日中天。纵观电子商务的全流程,从进货、存储、配货到发货均已实现信息化,唯独会计档案始终没有进入信息高速路,在某种程度上制约了电子商务的发展。

   在财务会计领域,以会计凭证、账本和报表为载体的会计档案呈几何级数增长。特别是不少企业为应对日益增大的风险而采取了财务共享模式,财务会计工作由分散走向集中,以前分散的会计档案全部集中至区域中心,因此,财务共享中心的纸质档案管理不堪重负。尽管大多数企业均实行了会计核算电子化,但由于原《会计档案管理办法》第十二条规定,采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。这一硬性规定给企业带来巨大的成本负担。在此背景下,财政部于2013年12月6日出台了《企业会计信息化工作规范》,其中第四十条规定,企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料,同时满足一定条件的,可以不输出纸质资料;第四十一条也规定,企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料,同时满足一定条件的,可以不输出纸质资料。

   《企业会计信息化工作规范》出台后,会计电子文件大量产生,给归档带来巨大压力。如何保证电子文件规范管理,使之具有纸质档案的属性,是一个亟须解决的问题。

   2012年2月6日,国家发展改革委联合财政部、农业部、商务部、人民银行、海关总署、税务总局、工商总局、质检总局、林业局、旅游局、邮政局等部门下发了《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》,其中第二条专门提出“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门,组织开展会计档案电子化管理试点工作,修订完善《会计档案管理办法》,研究完善会计电子档案管理制度,推进会计电子档案在电子商务领域中的应用,充分发挥会计电子档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用,推动电子商务领域会计信息化,提高会计信息质量”。

   2015年5月4日,国务院下发《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》,专门要求税务总局、财政部、国家档案局、国家标准委等部门“逐步推行电子发票和电子会计档案,完善相关技术标准和规章制度”。

电子档案管理新政策陆续出台

   根据国家对电子文件归档和电子档案管理的新要求,国家档案局出台了多项政策,落实有关要求。

   一是出台了《企业电子文件归档和电子档案管理指南》(以下简称《指南》)。《指南》对企业电子文件归档和电子档案管理有关的规章、制度、规范性文件进行了系统的梳理;对有关管理环节进行了细化;对企业开展电子文件管理方案的策划和制定明确了方向。对电子文件归档和电子档案管理过程中的真实性、长期性两大难题进行了比较系统的阐述,第一次对元数据捕获节点规划提出了要求。

   二是新修订了《会计档案管理办法》(以下简称《管理办法》)。《管理办法》与原办法相比,有11处比较大的修改,最主要的是明确了会计电子档案管理要求,增加了会计档案仅以电子形式归档保存的管理要求,完善了电子会计档案移交、接收和鉴定销毁的程序与要求。

   三是《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》对电子文件管理提出新的目标和思路。2016年4月,《全国档案事业“十三五”发展规划纲要》正式发布,对电子文件归档和电子档案管理提出了相应的发展目标及实施计划。即“提升电子档案管理水平;明确各类业务系统产生的电子文件归档范围和电子档案的构成要求;加强对业务系统电子文件归档管理,通过推进电子会计档案管理促进电子政务和电子商务文件归档管理工作;制定和完善信用、交通、医疗等相关领域的电子数据归档,电子档案管理的标准和规范;在有条件的部门开展电子档案单套制。”

新政策实施带来系列显著效果

   电子文件归档和电子档案管理的新政策实施后,取得了一系列喜人的效果。

   《指南》使企业推进电子文件归档和电子档案管理工作有了一个系统的依据,很多企业据此着手深入推进此项工作;解决了企业电子文件管理工作中的许多难题,对推进《管理办法》的实施起到了较好的辅助作用。《指南》中的许多内容具有较好的规范作用,为下一步出台有关标准规范奠定了基础。另外,国家电子文件管理部际联席会议办公室还将《指南》转发到全国各省、自治区、直辖市电子文件管理协调机构。

   《管理办法》实施后,也取得了非常好的经济效益。据了解,某通信企业实行账簿、内部凭证、银行回单的电子化管理后,初步测算每年可节省纸张133万张,节省成本约100万元,节约会计资料打印的耗材成本200万元,节省固定资产及库房成本210万元;某保险公司实行账本、记账凭证、发票、银行回单等电子化管理后,每年节约纸张1亿张,节约运输成本、仓储成本、打印成本、装订成本、人工成本等数千万元,档案管理效能显著增强;又如,某电信企业在建设财务共享中心后,实行账本、凭证等无纸化管理,会计档案产生总量降低60%,仅会计档案管理费每年节约1000万元,会计人员工作效率成倍提高。这些实际案例表明档案工作服务经济发展大局,对促进国民经济增长起到了一定的支撑作用。

   在会计档案电子化管理的相关政策实施过程中,电子文件归档和电子档案管理的关键技术在实践中得到了验证。这些关键技术包括业务系统形成电子文件归档范围的确定,电子文件归档存储格式的选择,元数据的确定,真实性、长期性保障,同一文件存在不同载体的处理方法,符合档案管理的业务系统建设等,这些实际问题都有了突破,真正打通了企业各项业务信息化建设中的“最后一公里”。

   由于会计档案记录着企业经营管理的过程,是企业非常重要的档案,在审计、纪检、风险管控、内部控制、内外部监督等工作中利用率高,对真实性要求高,会计电子档案的规范化管理具有较好的推广和示范作用,相关做法可推广复制到其他类型电子文件归档和电子档案管理上,由此提升了全社会对电子文件归档和电子档案管理的意识。

    原载于《中国档案报》2017年6月26日 总第3084期 第三版

东莞市档案局